Programmhilfe II/2003

QualisOrtho®-BVASK Programmhilfe Die neue Version des BVASK-Qualitätssicherungsprogramms / QualisOrtho® hat nun das AODT-Zertifikat der KBV erhalten. Das Zertifikat ist dieser Info als Kopie beigefügt. Reichen Sie dieses Zertifikat mit der ersten Abrechnung, der Sie eine hiermit erstellte AODT-Datei beifügen, ein. Die neuen AODT-Programmfeatures sind ab Punkt 8. AODT-Einstellungen beschrieben. Vorher müssen Sie Ihr Programm aktualisieren. Dies geschieht mit dem Automatischen Programmupdate, wie in Punkt 7 beschrieben. In dem neuen Update von QualisOrtho® wurden auch Ihre Änderungswünsche berücksichtigt und kleinere Fehler korrigiert: Das Löschen von Patienten in der BVASK-Version funktioniert jetzt. Die Übernahme der Befunde von präoperativ nach postoperativ ist jetzt in der BVASK-Maske möglich. Nachfolgend die Kurzanleitung, um Ihnen - falls noch nicht geschehen - den Einstieg in das Programm zu erleichtern.   Inhalt 1. Hardwarevoraussetzungen 2. Einrichtung von QualisOrtho®, Patientenerfassung 3. Ausfüllen des BVASK-Bogens ohne OP-Bericht 4. Ausfüllen des BVASK-Bogens mit OP-Bericht 5. Eintragen des Patientenbogens 6. Datenübertragung an den Qualis-Server 7. Aktualisieren von QualisOrtho® 8. AODT-Einstellungen 9. AODT-Bogen ausfüllen 10. AODT-Diskettenerstellung und Handhabung des AODT-KBV-Prüfprogramms 11. Kontrolle der Datenübertragung 12. Hilfe bei Problemen durch die Hotline Allgemeiner Hinweis Alle Funktionen von QualisOrtho® sind ausführlich über die Programmhilfefunktion abrufbar. Alternativ können Sie sich Ihr eigenes Handbuch anlegen, in dem Sie die Hilfetexte ausdrucken. Diese sind auf der CD als doc-file im root-Verzeichnis abgelegt. 1. Hardwarevoraussetzungen Prozessor mit mindestens 166 MHz Taktfrequenz, 64 MB RAM, 300 MB freier Festplattenspeicher, CD-ROM Laufwerk, Betriebssystem Windows NT 4.0 / Windows 2000 / Windows 98. Jeweils mit aktuellem Servicepack. Internetzugang möglichst über ISDN. Bildschirm mit einer Auflösung von mindestens 800x600 Punkten. 2. Einrichtung von QualisOrtho® Nach Installation des Qualis®/BVASK-Programmes, rufen Sie dieses mit Doppelklick auf und loggen sich mit Benutzername: Qualis und Kennwort: Qualis ein. In der Vollversion wählen Sie als erstes den Menüpunkt SICHERHEIT an und dort den Unterpunkt Benutzerverwaltung und tragen dort Ihre Daten (Namen, Login-Daten etc.) ein. Wählen Sie bitte dann aus der Befehlszeile den Begriff EXTRAS an und dort den Menüpunkt Einstellungen Daraufhin erscheinen mehrere „Karteikarten”, von denen einige auszufüllen sind. Nach Anwahl des Menüpunktes Einstellungen sehen Sie folgendes Bild auf Ihrem Monitor: Geben Sie in den Karteikarten ‚Lizenznehmer’, ‚Briefkopf’ und ‚Allgemein’ Ihre Daten und Einstellungswünsche ein. Eintragungen unter ‚Strukturdaten’ sind nur bei der Nutzung der QualisOrtho®-Vollversion vonnöten. Geben Sie im Menü „Einstellungen” die BVASK-ID ein, die Ihnen mit der Software zugesandt wurde. Nur um zusätzliche Programmoptionen von QualisOrtho® frei zu schalten, müssen im Menü „Einstellungen/Registrierung” die übrigen Eintragungen getätigt werden! Patientenstammdaten können durch Datenübernahme aus vorhandenen Verwaltungssystemen übernommen werden (Befehlszeile: Patienten, Menüpunkt ‚aus Verwaltungssystem übernehmen’). Voraussetzung ist, dass Ihr Verwaltungssystem den BDT-Datenaustausch beherrscht und die entsprechenden Einstellungen vorgenommen wurden. Qualis® beherrscht den BDT Im- und Export, z.B. für Patientenstammdaten. Entsprechende Einstellungen können von Ihrem Systemhaus in Menüpunkt ‚Import/Export’ vorgenommen werden. Patientenstammdaten können alternativ auch durch Direkteingabe erfasst werden (Befehlszeile: ‚Stammdaten’, Menüpunkt ‚Patientenstammdaten’). BVASK-Bogen Der BVASK-Bogen dient zur Erfassung der statistischen Daten. Er kann entweder ohne OP-Bericht (3.) oder mit OP-Bericht (4.) ausgefüllt werden. Am schnellsten funktioniert das Ausfüllen des OP-Bericht-Kopfes mit anschließender automatischer Übernahme der Daten in den BVASK-Bogen, wie unter 4. beschrieben. 3. Ausfüllen des BVASK-Bogens ohne OP-Bericht Wählen Sie einen Patienten aus (Button: ‚Patient’). Sie erreichen durch Anklicken der Schaltfläche NEU das Fenster „Vorlagenauswahl”. Hier klickt man einmal auf den Ordner „BVASK”, worauf die Vorlage „BVASK Operations-Bogen” angezeigt wird: Ein Doppelklick auf „BVASK Operations-Bogen” erzeugt einen leeren Bogen, der aus 4 Bildschirmseiten besteht. (Bebilderung siehe Punkt 4. Ausfüllen des BVASK-Bogens mit OP-Bericht) Die Felder können nun ausgefüllt werden. Über die beiden Tasten unten rechts gelangt man zur nächsten bzw. vorherigen Seite. Wenn der Bogen komplett ausgefüllt ist, muss er über die Schaltfläche SPEICHERN abgespeichert werden. Unter Punkt 6. wird die Übertragung an den Server beschrieben. 4. Ausfüllen des BVASK-Bogens mit OP-Bericht Wählen Sie einen Patienten aus (Button: ‚Patient’). Zum Schreiben eines OP-Berichtes wird über die Schaltfläche NEU die Vorlagenauswahl geöffnet. Soll beispielsweise ein Bericht zu einer Knie-OP geschrieben werden, so wird durch einen einfachen Klick auf den Ordner „Knie” und dann „OP” die Datei „Operationsbericht Knie Arthroskopisch” angezeigt. Durch einen Doppelklick wird diese Vorlage geöffnet. Nun kann der OP-Bericht geschrieben werden (eine genaue Beschreibung hierzu finden Sie unter 4. Erstellen eines Dokumentes in Qualis.Doc oder nutzen Sie die Hilfefunktion in QualisOrtho®). Die meisten Eintragungen die für den BVASK-Bogen notwendig werden, sind schon im OP-Berichtkopf enthalten (bis Punkt OP-Zeiten). Falls Sie also keinen kompletten OP-Bericht verfassen wollen, brauchen Sie nur diesen auszufüllen und können beispielsweise den Rest des OP-Berichtes markieren und löschen. Die Felder Operateur, Anästhesie, Assistenz, Instrumente, Springer sind, wie alle violetten Felder ‚Selbstlernfelder’. Hier gemachte Einträge werden gespeichert und stehen beim nächsten Aufruf wieder zur Verfügung. Der am häufigsten gewählte Eintrag steht im Auswahlfeld oben, und wird beim Abspeichern automatisch eingetragen. Ist der Bericht erstellt und abgespeichert, so kann der BVASK-Bogen mit der „BVASK”-Schaltfläche geöffnet werden: Alternativ gibt es oben im Menü es die zusätzliche Auswahl BVASK/Operationsbogen: Die Daten aus dem zuvor abgespeicherten OP-Bericht werden weitgehend automatisch in den BVASK-Bogen übertragen. Der BVASK-Bogen umfasst 4 Bildschirmseiten: Über die beiden Tasten rechts unten kann man zur jeweils nächsten bzw. vorhergehenden Seite blättern. Bitte kontrollieren Sie jedes Mal, ob der Bogen komplett ausgefüllt ist. Anschließend muss er über die Schaltfläche SPEICHERN abgespeichert werden. Unter Punkt 6. wird die Übertragung an den Server beschrieben. 5. Eintragen des Patientenbogens Nach Rückerhalt der Patientenbögen (der übrigens unter www.bvask.de Stichwort ‚Qualität’, ‚Patientenbogen’ heruntergeladen werden kann) müssen deren Daten in den BVASK-Bogen eingetragen werden. Sie betätigen hierzu unter dem gewählten Patientennamen den Button ‚Öffnen’. Sortieren Sie bitte in dem nun erscheinenden Auswahlfeld nach ‚Topographie’ und rufen unter ‚BVASK’ den entsprechenden Bogen aus, blättern bis auf Seite 4 und machen dort die entsprechenden Einträge. Speichern Sie durch Druck auf die entsprechende Taste. 6. Datenübertragung an den BVASK/Qualis-Server Zur Übertragung der BVASK-Daten dient in der Befehlszeile QUALIS-SERVER der Menüpunkt Daten mit Qualis-Server austauschen (siehe auch: Qualis.Doc: Verbindung mit dem Qualis-Server). Mit Hilfe dieser Funktion wird eine Verbindung zum Qualis/BVASK-Server aufgebaut, um die Daten zu übermitteln. Sinnvoll ist z.B. eine wöchentliche Übertragung. Sie benötigen hierzu eine direkte oder z.B. über einen Router als Firewall (wird dringend empfohlen!) bestehende Internetverbindung mittels ISDN oder Modem. Bereits übertragene Bögen werden entsprechend markiert. Sollte eine Datenübertragung einmal nicht erfolgreich gewesen sein, so können auch bereits übertragene Bögen erneut übertragen werden, indem einfach der Zeitraum der zu übertragenden Bögen entsprechend eingestellt wird. Unvollständig übertragene BVASK-Bögen (z.B. fehlende Eintragungen auf Seite 4) werden bei der nächsten Übertragung auf den BVASK-Server überschrieben, so dass keine fehlerhaften Statistiken entstehen können. Auf den BVASK-Server werden nur anonymisierte Patientendaten wie Geburtsjahr und Geschlecht neben den Statistikdaten übertragen. Die Übertragung erfolgt hochverschlüsselt. 7. Aktualisieren von QualisOrtho® Die neue Version des QualisOrtho®-Programms erhalten Sie, indem Sie das Menü „Zusatzprogramme” und den Punkt „Online Programm-Update” wählen: Es erscheint die Meldung, dass QualisOrtho® beendet werden muss: Bestätigen Sie dies durch Drücken der „Ja”-Taste. Die Update-Funktion testet, ob eine Verbindung zum Internet besteht: Falls nicht, muss diese hergestellt werden. Sobald die Verbindung besteht, wird der Update-Vorgang fortgesetzt. Bestätigen Sie die Frage, ob die neue Version installiert werden soll, mit der „Ja”- Taste. Nun wird das Installationsprogramm gestartet. Folgen Sie den Anweisungen dort. 8. AODT-Einstellungen Der erste Schritt bei der Einrichtung von QualisOrtho® zur Erstellung von AODT-Disketten ist die Eingabe der für AODT benötigten Daten. Hierzu wählen Sie über das Menü „Extras” den Punkt „AODT-Einstellungen”: Es erscheint das Fenster „AODT-Einstellungen”: Füllen Sie Ihre Praxisdaten komplett aus. Durch einfachen Mausklick auf das kleine Dreieck rechts neben dem Eingabefeld „Praxistyp” können Sie den passenden Eintrag mit der Maus aus der Liste wählen. Wählen Sie unter „Empfänger KV” Ihre zuständige KV. Auch hier öffnet sich durch einfachen Mausklick auf das kleine Dreieck rechts eine Auswahlliste. Falls es sich um ein Krankenhaus handelt, geben Sie die entsprechenden Daten ein, andernfalls lassen Sie die Einträge unverändert. Unter „Regionaler Systembetreuer” ist die Firma einzutragen, die Ihre Rechner betreut. Diese Daten sind unbedingt einzugeben, da sonst die AODT-Daten nicht erzeugt werden können. Nach erfolgter Eingabe aller Daten drücken Sie die Taste „Speichern”. 9. AODT-Bogen ausfüllen Durch Betätigen der Schaltfläche „AODT” können Sie den AODT-Bogen wie den BVASK-Bogen ausfüllen und kontrollieren: Nach dem Ausfüllen speichern Sie ihn durch Betätigen der Taste „Speichern” oben links. 10. AODT-Diskettenerstellung und Handhabung des AODT-KBV-Prüfprogramms Mit QualisOrtho® können Sie AODT-Disketten für Ihre KV erstellen. Hierzu müssen Sie natürlich zuvor Ihre OP-Berichte mit QualisOrtho® erstellt haben und jeweils das AODT-Formular ausgefüllt haben (siehe Punkt 4.). Sie starten die Diskettenerstellung über das Menü „Zusatzprogramme” und den Punkt „AODT-Diskette erzeugen”: Alternativ können Sie auch die Schaltfläche „AODT-Disk.” drücken. Es wird das Fenster „AODT Diskette erzeugen” geöffnet: Wählen Sie den gewünschten Zeitraum bzw. das Quartal aus. Links sehen Sie die OP-Berichte, die bei der AODT-Diskettenerstellung berücksichtigt werden. Drücken Sie auf die Taste „Diskette Erzeugen”. Sie werden gebeten, eine Diskette in das Laufwerk zu stecken: Wenn die Diskette nicht leer ist, werden Sie gefragt, ob sie gelöscht werden soll. Wenn Sie auf „Ja” klicken, können Sie diese formatieren, also löschen lassen. Betätigen Sie im Fenster „Diskette erzeugen“ die Schaltfläche „Diskette erzeugen”. Nun werden die AODT-Daten auf die Diskette geschrieben. Es wird dringend geraten, die Diskette vor der Weitergabe an die KV zu testen. Dies erfolgt durch Druck auf die Taste „Diskette Testen”. Es wird das Prüfprogramm gestartet: Zum Start der Prüfung drücken Sie oben auf der Tastatur die Taste F2. Als Ergebnis der Prüfung wird angezeigt, wieviele der überprüften Formulare fehlerhaft sind und ob der Prüfstatus OK ist: Falls der Prüfstatus nicht OK ist, muss die Ursache hierfür beseitigt werden, da sonst die AODT-Daten nicht in Ordnung sind. Eine Fehlermöglichkeit ist, dass die AODT-Einstellungen nicht stimmen (z.B. falsche Arztnummer, fehlende Angaben o.ä.). In der Datei error.dat werden die Fehler angezeigt (in diesem Beispiel gibt es keine Fehler): Sie beenden die Diskettenerstellung durch Drücken der Taste „Beenden”. 11. Kontrolle der Datenübertragung Auf der BVASK-Homepage www.bvask.de finden Sie auf der Seite „Für Ärzte” einen Link zu Ihrer Qualitätssicherungsstatistik und Individualauswertung. Vor dem Zugriff auf die Statistik werden Sie nach Ihrer BVASK-ID und Ihrem Passwort (eine 5-stellige Zahl) gefragt. Anschließend können Sie sehen, wieviele OP-Bögen in welchem Zeitraum von Ihnen auf den Qualis®-Server übertragen worden sind. Diese Zahl steht in Klammern; die Zahl vor der Klammer gibt die Gesamtzahl aller übermittelten Bögen an. 12. Support durch die Hotline Bei Fragen und Problemen steht Ihnen die Qualis® Hotline mittwochs in der Zeit von 14 bis 17 Uhr unter der Tel.-Nr. 0211-9337801 zur Verfügung. Sie können Ihre Fragen aber auch jederzeit per E-Mail an support@qualis.de richten; die Beantwortung erfolgt schnellstmöglich.