Programmhilfe I/2009

Arbeiten mit Qualis® 1. Neuerungen 2. Betriebsvoraussetzungen 3. Installation 4. Einrichtung von QualisOrtho®, Patientenerfassung 5. Ausfüllen des BVASK-Bogens ohne OP-Bericht 6. Ausfüllen des BVASK-Bogens mit OP-Bericht 7. Eintragen eines Patientenbogens 8. Erzeugen einer Onlineportal-Patientenkennung 9. Datenübertragung an den Qualis-Server 10. Aktualisieren von QualisOrtho® 11. Kontrolle der Datenübertragung 12. Hilfe bei Problemen 1. Neuerungen in Version 3.0 Mit dieser neuen Qualis®-Version 3.0 wird die Qualitätssicherung erheblich erweitert. Das Programm kann eine Zugangskennung zum Qualitätssicherungsportal erzeugen, die dem behandelten Patienten eine Beurteilung seines Zustands vor der OP und danach über einen Zeitraum von 2 Jahren erlaubt. Diese Erweiterung der Qualitätssicherung erlaubt zukünftig eine weitaus tiefergehende Beurteilung des Behandlungserfolges als je zuvor. Es wurden weitere Punkte in den BVASK-Bogen aufgenommen. Es wurde außerdem eine Funktion integriert, die automatisch die neueste Programm-Version installiert. Nicht zuletzt ist die in QualisOrtho® integrierte OP-Berichts- und Arztbriefschreibung nach wie vor eine elegante Möglichkeit, der im EBM ausgewiesenen Berichtspflicht zu entsprechen. 2. Betriebsvoraussetzungen Das Programm läuft praktisch unter allen derzeit im Betrieb befindlichen Windows®-Versionen, auch unter älteren Versionen ab NT 4 bis hin zu neueren Versionen wie Vista®. Es sollte auf einem PC mit Internetanschluss installiert werden. 3. Installation Vorhandene Installation Falls Sie bereits eine Version von QualisOrtho® auf Ihrem PC installiert haben, erhalten Sie die neueste Version des Programms im Menüpunkt Zusatzprogramme -> Online Programm-Update. Voraussetzung für die erfolgreiche Installation ist eine Internetverbindung. Sollte der Rechner nicht über eine Internetverbindung verfügen, so können Sie unter www.qualis.de/download/ die Datei UPDATE.EXE herunterladen und z.B. via USB-Stick auf den entsprechenden PC übertragen.   Neuinstallation Falls Sie noch kein QualisOrtho® auf Ihrem PC installiert haben, starten Sie bitte das Browserprogramm und geben folgenden Link ein: www.qualis.de/download/ Zuerst wird der Endbenutzer-Lizenzvertrag angezeigt, dem Sie am Ende des Textes mit der EINVERSTANDEN-Taste zustimmen. Auf der folgenden Download-Seite klicken Sie bitte auf SETUP.ZIP und speichern Sie die Datei auf Ihrem PC. Klicken Sie diese nach erfolgreichem Download an und extrahieren Sie die Dateien. Klicken Sie danach auf die entpackte Datei SETUP.EXE. Der Installationsvorgang wird gestartet und die Dateien werden installiert. Während des Installationsvorgangs kann es vorkommen, dass gefragt wird, ob vorhandene Dateien durch andere ersetzt werden sollen. Verneinen Sie diese Frage in allen Fällen, um die vorhandenen Dateien zu behalten. Nach dem Installationsvorgang wird das Programm QualisOrtho® direkt gestartet. Unter neueren Windows®-Betriebssystemen werden Dateien vom Typ ZIP u.U. erst nach Klick auf die Taste "Kompatibilitätsdateien" angezeigt. 3. Einrichtung von QualisOrtho® Nach Installation des Qualis®/BVASK-Programmes rufen Sie dieses mit Doppelklick auf und loggen sich mit Benutzername: Qualis und Kennwort: Qualis ein. Wählen Sie als erstes den Menüpunkt SICHERHEIT an und dort den Unterpunkt Benutzerverwaltung und tragen dort Ihre Daten (Namen, Login-Daten etc.) ein. Wählen Sie bitte dann aus der Befehlszeile den Begriff EXTRAS an und dort den Menüpunkt Einstellungen. Daraufhin erscheinen mehrere „Karteikarten”, von denen einige auszufüllen sind. Nach Anwahl des Menüpunktes Einstellungen sehen Sie folgendes Bild auf Ihrem Monitor:   Geben Sie in den Karteikarten ‚Lizenznehmer’, ‚Briefkopf’ und ‚Allgemein’ Ihre Daten und Einstellungswünsche ein. Eintragungen unter ‚Strukturdaten’ sind nur bei der Nutzung der QualisOrtho®-Vollversion vonnöten. Geben Sie im Menü „Einstellungen” die BVASK-ID ein, die Ihnen mit der Software zugesandt wurde (die spätere Datenübertragung klappt nur mit korrekter ID!). Nur um zusätzliche Programmoptionen von QualisOrtho® frei zu schalten, müssen im Menü „Einstellungen/Registrierung” die übrigen Eintragungen getätigt werden! Eingabe der BVSK-ID - hier 1111-2222. Alle anderen Felder bitte leer lassen!   Patientenstammdaten können durch Datenübernahme aus vorhandenen Verwaltungssystemen übernommen werden (Befehlszeile: Patienten, Menüpunkt ‚aus Verwaltungssystem übernehmen’). Voraussetzung ist, dass Ihr Verwaltungssystem den BDT-Datenaustausch beherrscht und die entsprechenden Einstellungen vorgenommen wurden. Qualis® beherrscht den BDT Im- und Export, z.B. für Patientenstammdaten. Entsprechende Einstellungen können von Ihrem Systemhaus in Menüpunkt ‚Import/Export’ vorgenommen werden. Patientenstammdaten können alternativ auch durch Direkteingabe erfasst werden (Befehlszeile: ‚Stammdaten’, Menüpunkt ‚Patientenstammdaten’). BVASK-Bogen Der BVASK-Bogen dient zur Erfassung der statistischen Daten. Er kann entweder ohne OP-Bericht (4.) oder mit OP-Bericht (4.) ausgefüllt werden. Am schnellsten funktioniert das Ausfüllen des OP-Bericht-Kopfes mit anschließender automatischer Übernahme der Daten in den BVASK-Bogen, wie unter 5. beschrieben. 4. Ausfüllen des BVASK-Bogens ohne OP-Bericht Wählen Sie einen Patienten aus (Button: ‚Patient’): Sie erreichen durch Anklicken der Schaltfläche NEU das Fenster „Vorlagenauswahl”. Hier klickt man einmal auf den Ordner „BVASK”, worauf die Vorlage „BVASK Operations-Bogen” angezeigt wird: Ein Doppelklick auf „BVASK Operations-Bogen” erzeugt einen leeren Bogen, der aus 5 Bildschirmseiten besteht. Die Felder können nun ausgefüllt werden. Über die beiden Tasten unten rechts gelangt man zur nächsten bzw. vorherigen Seite. Wenn der Bogen komplett ausgefüllt ist, muss er über die Schaltfläche SPEICHERN abgespeichert werden. Unter Punkt 6. wird die Übertragung an den Server beschrieben. 5. Ausfüllen des BVASK-Bogens mit OP-Bericht Wählen Sie einen Patienten aus (Button: ‚Patient’). Zum Schreiben eines OP-Berichtes wird über die Schaltfläche NEU die Vorlagenauswahl geöffnet. Soll beispielsweise ein Bericht zu einer Knie-OP geschrieben werden, so wird durch einen einfachen Klick auf den Ordner „Knie” und dann „OP” die Datei „Operationsbericht Knie Arthroskopisch” angezeigt.   Durch einen Doppelklick wird diese Vorlage geöffnet: Nun kann der OP-Bericht geschrieben werden (eine genaue Beschreibung hierzu finden Sie unter 4. Erstellen eines Dokumentes in Qualis.Doc oder nutzen Sie die Hilfefunktion in QualisOrtho®). Die meisten Eintragungen, die für den BVASK-Bogen notwendig werden, sind schon im OP-Berichtkopf enthalten (bis Punkt OP-Zeiten). Falls Sie also keinen kompletten OP-Bericht verfassen wollen, brauchen Sie nur diesen auszufüllen und können beispielsweise den Rest des OP-Berichtes markieren und löschen. Die Felder Operateur, Anästhesie, Assistenz, Instrumente, Springer sind, wie alle violetten Felder ‚Selbstlernfelder’. Hier gemachte Einträge werden gespeichert und stehen beim nächsten Aufruf wieder zur Verfügung. Der am häufigsten gewählte Eintrag steht im Auswahlfeld oben und wird beim Abspeichern automatisch eingetragen. Ist der Bericht erstellt und abgespeichert, so kann der BVASK-Bogen mit der „BVASK”-Schaltfläche geöffnet werden: Alternativ gibt es oben im Menü es die zusätzliche Auswahl BVASK/Operationsbogen: Die Daten aus dem zuvor abgespeicherten OP-Bericht werden weitgehend automatisch in den BVASK-Bogen übertragen. Der BVASK-Bogen umfasst 4 Bildschirmseiten: Über die beiden Tasten rechts unten kann man zur jeweils nächsten bzw. vorhergehenden Seite blättern. Bitte kontrollieren Sie jedes Mal, ob der Bogen komplett ausgefüllt ist. Anschließend muss er über die Schaltfläche SPEICHERN abgespeichert werden. Unter Punkt 6. wird die Übertragung an den Server beschrieben. 6. Eintragen des Patientenbogens Nach Rückerhalt der Patientenbögen (der übrigens unter www.bvask.de Stichwort ‚Qualität’, ‚Patientenbogen’ heruntergeladen werden kann) müssen deren Daten in den BVASK-Bogen eingetragen werden. Sie betätigen hierzu unter dem gewählten Patientennamen den Button ‚Öffnen’. Sortieren Sie bitte in dem nun erscheinenden Auswahlfeld nach ‚Topographie’ und rufen unter ‚BVASK’ den entsprechenden Bogen aus, blättern bis auf Seite 4 des BVASK-Bogens und machen dort die entsprechenden Einträge. Speichern Sie durch Druck auf die entsprechende Taste.   7. Erzeugen einer Onlineportal-Patientenkennung Zur Erzeugung der Kennung wird zuerst der Patient ausgewählt und anschließend im Menü BVASK ->Patienten Online Kennwort erzeugen betätigt (alternativ kann auch die Taste rechts, Online Kennung gedrückt werden): Die Auswahl des Gelenks (derzeit für die Gelenke Knie, Ellenbogen, Sprunggelenk, Schulter) erfolgt in folgender Maske: Über die Taste neues Kennwort generieren wird die Kennung für den Patienten erzeugt: Mit der Taste Dokument drucken wird das Schreiben mit der individuellen Kennung für den Patienten ausgegeben. Mit den Daten dieses Dokuments kann er sich vor und 1, 6, 12 sowie 24 Monate nach der OP auf der Portalseite einloggen. Sobald der entsprechende Bogen komplett ausgefüllt wurde, wird dieser in der Datenbank abgespeichert. Der Patient wird rechtzeitig per Email an das Ausfüllen des nächsten Online-Bogens erinnert. Hierzu ist erforderlich, dass die Datenübertragung von der Arztseite her möglichst zeitnah zur OP erfolgt. Auf lesbare Größe lässt sich das Fenster mittels der Maus großziehen (rechte untere Ecke anfassen). Über die Taste Dokument drucken wird die Kennung für den Patienten ausgedruckt. Nach Erzeugung kann man sich das Kennwort auch anzeigen lassen bzw. nochmals ausdrucken (z.B. falls ein Patient seine Kennung verlegt hat): 8. Datenübertragung an den BVASK/Qualis-Server Zur Übertragung der BVASK-Daten dient in der Befehlszeile QUALIS-SERVER der Menüpunkt Daten mit Qualis-Server austauschen (siehe auch: Qualis.Doc: Verbindung mit dem Qualis-Server). Mit Hilfe dieser Funktion wird eine Verbindung zum Qualis/BVASK-Server aufgebaut, um die Daten zu übermitteln. Sinnvoll ist z.B. eine wöchentliche Übertragung. Sie benötigen hierzu eine direkte oder z.B. über einen Router als Firewall (wird dringend empfohlen!) bestehende Internetverbindung mittels DSL oder ISDN. Bereits übertragene Bögen werden entsprechend markiert. Sollte eine Datenübertragung einmal nicht erfolgreich gewesen sein, so können auch bereits übertragene Bögen erneut übertragen werden, indem einfach der Zeitraum der zu übertragenden Bögen entsprechend eingestellt wird. Unvollständig übertragene BVASK-Bögen (z.B. fehlende Eintragungen auf Seite 4) werden bei der nächsten Übertragung auf den BVASK-Server überschrieben, so dass keine fehlerhaften Statistiken entstehen können. Auf den BVASK-Server werden nur anonymisierte Patientendaten wie Geburtsjahr und Geschlecht neben den Statistikdaten übertragen. Die Übertragung erfolgt hochverschlüsselt. 9. Aktualisieren von QualisOrtho® Die neue Version des QualisOrtho®-Programms erhalten Sie, indem Sie das Menü „Zusatzprogramme” und den Punkt „Online Programm-Update” wählen: Es erscheint die Meldung, dass QualisOrtho® beendet werden muss: Bestätigen Sie dies durch Drücken der „Ja”-Taste. Die Update-Funktion testet, ob eine Verbindung zum Internet besteht. Falls nicht, muss diese hergestellt werden. Sobald die Verbindung besteht, wird der Update-Vorgang fortgesetzt. Bestätigen Sie die Frage, ob die neue Version installiert werden soll, mit der „Ja”- Taste. Nun wird das Installationsprogramm gestartet. Folgen Sie den Anweisungen dort. 10. Kontrolle der Datenübertragung Auf der BVASK-Homepage www.bvask.de finden Sie auf der Seite „Für Ärzte” einen Link zu Ihrer Qualitätssicherungsstatistik und Individualauswertung. Vor dem Zugriff auf die Statistik werden Sie nach Ihrer BVASK-ID und Ihrem Passwort (eine 5-stellige Zahl) gefragt. Anschließend können Sie sehen, wieviele OP-Bögen in welchem Zeitraum von Ihnen auf den Qualis®-Server übertragen worden sind. Diese Zahl steht in Klammern; die Zahl vor der Klammer gibt die Gesamtzahl aller übermittelten Bögen an. 11. Hilfe bei Problemen Bei Fragen und Problemen können Sie Ihre Fragen per E-Mail an support@qualis.de richten; die Beantwortung erfolgt schnellstmöglich.